GORDIC | Informační systémy pro veřejnou správu s vazbou na datové schránky

Spisová služba

Systém Spisové služby umožňuje evidenci veškerých údajů o dokumentech i spisech včetně sledování pohybu dokumentů v organizaci. Je určen pro kompletní správu dokumentů v organizaci. Systém činnosti Spisové služby firmy GORDIC plně vyhovuje platné legislativě a je možno jej použít jako výkonný a efektivní nástroj pro zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce.

Spisová služba GINIS pracuje naprosto rovnocenně s analogovými i elektronickými dokumenty. Je možné tedy evidovat jak papírový, tak elektronický dokument i např. obrazový nebo zvukový záznam. Údaje o jednotlivých dokumentech se do systému pořizují ručním zadáváním, elektronickým vstupem nebo lze načíst data z jiných programů (systémů). Systém umožňuje splnit zákonné požadavky na řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení.

V současné době se produkt Spisová služba GINIS (GINIS SSL) vyznačuje zejména silnou metodickou stabilitou, která vychází právě z praxí prověřených zkušeností a několikaleté spolupráce s úřady a centrálními institucemi, které jsou ochotny problematiku vedení spisové služby řešit. Nasazení informačního systému GINIS SSL není postačující podmínkou pro splnění legislativních požadavků a eliminaci ztráty informací. Musí být zabezpečeno důsledné provozování tohoto systému na podkladě platných metodik činností, jež je vhodné doplnit odpovídající formou a četností kontrolní činnosti.

10 důvodů proč si pořídit Spisovou službu GINIS

• Získáte moderní, prestižními institucemi provozovaný systém, splňující požadavky české legislativy.
• Snadno a rychle dohledáte všechny potřebné doklady a k nim související informace.
• Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují, získáte více času na občana.
• Vyřešíte problém, jak propojit váš systém s datovými schránkami a Czech POINTem.
• Ušetříte čas při získávání pro vás důležitých informací o hospodaření úřadu.
• Nezaskočí vás došlé elektronické dokumenty.
• Budete snáze kontrolovat aktivitu vašich pracovníků.
• Díky digitalizaci zastavíte nárůst počtu papírů na úřadě.
• Ušetříte za poštovní služby.
• Propojením s dalšími agendami odstraníte duplicitu činností.

Přednosti Spisové služby GINIS oproti jiným systémům

Robustnost a stabilita

GINIS je dlouhodobě provozovaný systém, který přináší organizaci jistotu, stabilitu a vysoký výkon. Od počátku je navržen na práci s extrémně velkými objemy dat. Není proto nutné obávat se nárůstu počtu elektronických dokumentů (v souvislosti se zákonem č. 300/2008 Sb., o datových schránkách) ani navyšující se administrativy či propojení spisové služby s dalšími organizacemi.

Metodika

GORDIC spol. s r. o. je dlouhodobě v České republice metodickým lídrem na poli spisových služeb, DMS a RMS. Uživateli to přináší nejen právní a legislativní jistotu, ale také možnost řízení vnitřních procesů v souladu s nejlepším know-how (best practices). GORDIC dlouhodobě aktivně spolupracuje v oblasti metodiky a legislativy s Ministerstvem vnitra ČR. Odbornost dokazuje také členství v mezinárodním expertním sdružení DLM Forum, které je tvůrcem mezinárodního standardu MoReq2.

DRMS

GINIS SSL není jen spisovou službou nebo jen Document Management Systémem. Integruje přednosti DMS a RMS a organizaci přináší komplexní nástroj pro řízení informačních toků a správu všech dokumentů včetně jejich elektronických obrazů a metadat. Je představitelem moderního komplexního systému DRMS (Document Record Management System), zcela ojedinělého na našem trhu. Interoperabilní architektura – GINIS nemusí interoperabilitu tvořit, je již navržen a mnoho let provozován jako otevřený interoperabilní systém (není to jen vize). Jeho rozhraní je vytvořeno na základě mezinárodních standardů pro výměnu elektronických dokumentů a archivaci (MoReq2).

Integrační potenciál

Spisová služba GINIS není izolovaný produkt. Jedná se o stabilní páteřní systém organizace s vybudovanou Integrační platformou pro on-line komunikaci s ostatními informačními systémy. Integrační platforma je reálně existující a dlouhodobě provozovaný interface, pomocí kterého lze propojovat různé systémy do jednoho celku. Nejedná o vizi, ale o reálně využívaný a stabilní sjednocující systém (např. na MHMP takto on-line komunikuje již cca 10 informačních systémů).

Reference

Systém GINIS je úspěšně používán stovkami organizací všech velikostí, od nejmenších obcí až po rozlehlé centrální úřady. Díky škálovatelnosti systému, širokým možnostem jeho parametrizace a jasným metodickým zásadám se jedná o systém, který přesně vyhoví požadavkům každé organizace. Dominantní postavení na trhu veřejné správy ČR je přirozeným důsledkem této skutečnosti (SW se značkou GORDIC používá více než 6000 organizací).

Další přednosti GINIS SSL

• Každý dokument je jednoznačně identifikován pomocí obecného, celostátně jedinečného Prvotního identifikátoru – PID;
• centrální správa organizační struktury, přístupových práv, funkčních míst a jejich vzájemných vazeb;
• dostupnost informací pro efektivní fungování, řízení a monitorování procesů;
• provázanost s registrem UIR-ADR.

Jak získat tento produkt?